こちらでは、就活を控えた(就活中の)学生さんや就職して間もない方々のために、ビジネスパーソンとして「やってはいけない」ことを取り上げた、社会において根本的な常識となる部分をまとめています。是非、就活や業務においてご活用いただけたらと思います。
以下「上司」には、先輩や教員と言い換えることも可能です。組織外の方には、年齢や職位など関係なく「上司」と同等の対応などを心がけてください。「業務」には卒業研究なども含みます。学生時代から、これらの点に気をつけていると、より就職活動や社会に出てから通用する人材になる事が出来るので、今のうちから心がけて実践してみてください。
コミュニケーション
第一に犯しやすいミスは、コミュニケーション全般です。以下を参照して、一切のミスがないよう心掛けましょう。
コミュニーション全般
以下はビジネスだけでなく、プライベートの一対一でのコミュニケーションに通じる基本的な事項になります。
着信履歴の放置
基本的に、できるだけ電話を受けるべきであるといったことが大前提ですが、もし着信履歴を受け取った際には、必ず少なくとも半日以内には折り返し電話をかけてください。
LINEの放置
LINEは基本的に1日以内に返事を返すことを心がけてください。また、即答できない場合はその旨を伝えておくとよいでしょう。
メールの放置
メールは基本的に1営業日以内の返信に心がけましょう。遅れた場合には必ず謝罪の内容の文章を忘れないようにしましょう。
アポイントなしの直接訪問
直接の訪問は迷惑にならないように相手の都合に合わせる必要があるため、直接訪問する際は、必ず事前にLINEやメール、電話などで予約を入れてから、訪問するように気をつけましょう。
同じ質問の繰り返し
基本的にどのような会話でも一度で理解するように気をつけましょう。もし、一度で理解できなかった場合は、謝罪を述べたうえで聞き返すなどをしましょう。謝罪の仕方の注意点も後述しておりますのでご覧ください。
謝罪することがないよう、メモや録音をするなど、同じ質問を繰り返さないよう習慣付けて下さい。
判断の放棄
「AとBは、どちらが良いでしょうか？」といった質問などが判断を放棄したコミュニケーションの典型です。「〜という理由でBが良いと思うのですが、いかがでしょうか」といった質問などが正解例です。
理由なく断る
申し出をお断りする際に、ただ断るだけでは、マイナスのイメージを与えるだけでなくコミュニケーション能力を低く見積もられてしまいます。お断りする際に少しでもプラスになるように具体的な理由の提示や相談、代替案の提示などで肯定的な返事をすることを心がけましょう。
言い訳を付けて謝罪してしまう
言い訳は一切不要です。謝罪の言葉を素直に伝えてください。何より、同じミスを繰り返すと謝罪の言葉が逆効果になり兼ねないので、二度と同じミスをしないように気を付けましょう。
敬称を使えない
コミュニケーションには敬称が必要があることは言うまでもないですが、たとえ本人が不在の場合でも（できれば心のなかでも）、「～先生」「～課長」などの敬称や役職をつけて会話をする習慣を身に着けましょう。
組織的コミュニケーション
組織的なコミュニケーションは一対一でのコミュニケーションと全く異なる部分もあります。特に上下関係や役割分担を意識することやコミュニケーションには全てコスト（人件費等）を要するという意識が重要です。
上司への依頼、相談
基本的に相談や依頼をしたい際は、身近な人または年齢の近い人などに提案しましょう。上司への相談、依頼は最終手段と考えていてもよいかと思います。
レベルの低い相談
業務となるとそれぞれに役割があり、それぞれが時間を大切に活動しています。相談、質問は大事なことではありますが、相手の時間を奪ってしまっているという事を忘れないようにしましょう。
相談をする前に、まず自分で考え直してみてください。それは、調べてもわからないことですか？考え方を変えてもつなげることが出来ない内容ですか？しっかりと試行錯誤したうえで、まずは身近な方々に、最終的に上司や先生に相談するように心がけましょう。
上司の了承なしの組織外への連絡、依頼
組織外への連絡や依頼をする際決して独断では行わないでください。外部組織との繋がりをあなたが作る、つまりあなたが自分の組織を代表した人間となるという事です。「了承を得なくてよい」と言われるまでは、必ず了承を得るように心がけてください。
雑務の放置
掃除や片付けなど頼まれていない仕事でも常に何か自分が手伝えることはないか、周りに目を向けておきましょう。もしくは、何かお手伝いができるがあるか、聞くことも大事です。常に働くものであることに心がけて行動していきましょう。
電話
LINEなどが普及した今となっては、特に若い方々には利用頻度や重要度の低い連絡手段であるかもしれません。ですが、特に大きな企業の管理職の方々の世代などは、まだ電話を頻繁に利用してる方々も少なくありません。電話で信頼関係を失わないよう適切な知識を身に着けてください。
留守電の利用
基本的に電話をとることが出来なかった際の記録としては、留守電に残すことが多いです。しかしながら、留守電機能を持ち合わせていない機種も存在するようです。留守電は必須的記録機能である為、機種変更、もしくは仕事用などの携帯のダブル所持などをお勧めします。
また相手に電話をした際に、連絡を取ることが出来なかった場合、必ず留守電を残すようにしましょう。
留守電の入れ方
①会社名と所属、自分の名前を名乗る
「株式会社〇〇、○○課の□□ □です。」
➁電話相手の確認
「〇〇様のお電話でよろしいでしょうか。」
③用件を伝える
「～の件について、お電話いたしました。」
④折り返しの電話をするのかを伝える
「また改めてお電話いたしますので、よろしくお願いいたします。」
⇒電話を求める「電話ください」などは論外といっていいほどタブーなので気をつけましょう。
連絡の時間帯のミス
基本的な食事の時間(12時~13時)や、会議の多い時間、早朝や深夜など多忙、もしくは迷惑と思われる時間帯の連絡は避けましょう。
基本的なビジネスルールによる連絡の時間帯は朝九時以降、夜21時前までが連絡をするのに許されている時間帯といわれています。
しかし、企業などによっては営業時間終了前一時間には連絡を済ませるなど、細やかなルールもあります。
つまり結論からすると、相手のことを考え迷惑とならない行動をすることが求められているということです。常に相手方のこと考え、配慮できる人材となれるように努力しましょう。
メール
急を要さない内容や、ファイルなどを送付する際など、メールを手段として用いることが多々あります。
文字にするという点でも、言葉の誤りや礼儀など絶対に間違えてはいけません。しかし、メールには大体の形式が存在し、それを時と場合によって適用させていくことで大体対応可能となります。
それらの内容を踏まえ、押さえておくべき注意事項を列挙していくので、今のうちにしっかりと学んでおきましょう。
CCの入れ忘れ
メールには、TO、CC、BCCなどといったものが存在します。
まず、これらの違いについてお話いたします。
TO
主となる送り先はTOに入れます。主に作業をしてほしい人や、一番内容を理解してほしい人です。
CC
念のために見ておいてほしい人宛てや、参考、情報共有など複数名に一度に送信する際に利用します。
BCC
BCCを利用した際、ほかの受信者にはアドレスは表示されていないため、プライバシーを守った一斉送信の際などに利用します。
以上3点の宛先の違いが存在します。TOを入れることは当たり前ですが、情報をより多くの方に共有していただくためにもより多くのCCの活用を身に着けておきましょう。
件名の入れ忘れ
普段友人などにメールをするとき、件名を入れることはなかなかなくないですか？正直、件名など入れずに直で本文に入るかと思います。しかし、ビジネスメールでの件名なしは常識無しとみなされてしまいます。
開かずとも内容がわかるように必ず件名を端的に入れることを忘れないようにしましょう。
相手の名前の入れ忘れ
メールは誰にでもすぐ送信できることから送りミスなどが生じることもあります。必ず一行目には、送り先の相手の名前「～様」「～先生」をつけることを忘れないようにしましょう。
メールの本文の書き方
①相手の名前
「～様」「～先生」
➁挨拶文
・いつも大変お世話になっております。
・突然のご連絡失礼いたします。
③会社名と所属、自分の名前を名乗る
「株式会社〇〇、○○課の□□ □です。」
④用件を伝える
⑤結びの文
・(お手数おかけいたしますが、)何卒よろしくお願いいたします。
・ご一読のほどお願いいたします。
⑥自分の名前、メールアドレスを記す
LINE
LINEは、日常的に私生活で利用しているコミュニケーションツールの一つかと思われます。
その理由としては、簡便であるということが挙げられるでしょう。その利点から、業務や卒業研究などにも連絡手段としてLINEは頻繁に用いられています。
慣れるまでは普段から利用しているLINEでの業務連絡や、それにおけるマナーには違和感や慣れない点も多いかと思うので、今のうちにLINEにおけるルールを学び、活躍できるようにしておきましょう。
メッセージの放置
上記にも記した通り基本的にLINEは24時間以内の返信に心がけましょう。
既読だけではなく、「かしこまりました。」や、「了解いたしました。」など簡単なメッセージを送るように心がけましょう。
友人同士のLINEでは、スタンプはとても有効的な手段ですが、ビジネスにおいては、絵文字はもちろんスタンプやビックリマーク(！)やハテナマーク(？)などの使用も控えましょう。
個人LINEへの連絡
原則、グループLINEで連絡をすべきです。
個人的に情報共有すべき内容を送ってしまうと共有するという作業において二度手間となってしまいます。基本的に個人ラインに送る内容は、プライベートな内容であったり、守秘義務を背負った内容のみに限っておきましょう。
またグループLINEを活用する際には、メッセージを送る時に相手の指名が必要となります。複数名いる中で、だれにこのメッセージを送っているのか、だれに一番読んでほしいのか伝えるためにも指名は忘れないようにしましょう。指名方法は『＞〇〇さん』が一番ふさわしいかと思われます。特に「＠」を付けて連絡をする場合、敬称（さん、先輩、先生など）が抜けないよう、くれぐれも留意して下さい。
集団生活
こちらでは、ゼミや職場内、外部での作業時など、多種多様にわたって、活動していく際に、気をつけるべき点をまとめていきたいと思います。
集団だからこそ、予め礼儀などを身に着けておくと、周りと差をつけることが可能となるでしょう。
ぜひ今のうちから学び、一歩リードした集団生活を送れるよう頑張りましょう。
挨拶をしない
挨拶は一番最初のコミュニケーションです。ファーストイメージになりやすく、挨拶の有無だけで印象が大きく変わってくるかと思います。
部屋に入る際や、顔を見たとき相手に伝わっていなくとも、声を出ししっかりとあいさつを交わしましょう。
私物の放置
実験台や作業台など、仕事で利用するところはもちろん、常に片づけている状態になっているように心がけましょう。
私物な管理はなおさらです。邪魔にならないようにしっかりと管理をしておきましょう。
ゴミの放置
職場や研究室、訪問先では私物を捨てずに持ち帰ることに心がけましょう。
アドバイスとして常にビニール袋など捨てることが可能な袋を持ち歩くことをお勧めします。ましてや放置は論外です。しっかりと整理整頓し、清潔な状態を維持しましょう。
掃除の放置
一日一回は必ず簡単な清掃で構いませんので行ってください。
一番いいのは帰る直前の清掃です。しかしやはり作業をしているとゴミが発生したり、汚れてしまったりするので、移動やトイレ休憩などちょっとした区切りの時間にこまめに整理するように心がけておくと最後の清掃も楽になるかと思います。
私語、私用
業務、仕事中に私語をする、または私用を行うのはタブーです。
仕方なくせざる負えない際は、周りに気を配り、迷惑とならない程度に行いましょう。
大きな声での会話
業務コミュニケーションは奨励しますが、基本的には小声で話すことをお勧めします。業務、仕事は周りにも多くの人がいるため、周りに迷惑をかけていないか気を配った行動を心がけましょう。
一方的にサービスを受ける
仕事、業務をしている限り、周りの協力を得ざるを得ない場合も生じてきます。しかし、手伝っていただくばかりではいけません。必ず早めの行動で返すように心がけ、周囲に目を向けておいてください。
消極的or傍観的態度
あなたがその業務、仕事に携わっている限り常に積極的であり続けてください。あなたは当事者なのですから、決して傍観者や指示待ちにならないでください。一員として全うしたと言えるよう常に発言、行動を起こし続けてください。
居場所の不明確
その場を離れるときなど、業務の際は誰かに伝え、研究室ではマグネットの位置をしっかりと変えるなどといった事を行ってください。
もし、席を離れた後に予定変更などをする際には、LINEやメールなどでしっかりとした情報を伝えるように心がけてください。
業務全般
社会人の基本三原則ともいわれる『報・連・相』についてです。
報・連・相に加え、謝罪、感謝の気持ちを忘れずにいると、まず大きな失敗は生まれないと言っても過言ではないでしょう。
今のうちから、報・連・相+謝罪・感謝を忘れずに生活してみましょう。
指示の無視
必ず上司から指示されたことにたして、何かしらの行動を起こしてください。正確に把握し実行するのが一番ですが、やむを得なく引き受けがたい際は明確な理由を述べたうえで、しっかりと上司に伝えるようにしてください。
報告の放置
報告に関しては基本的に組織ごとに基準が設定されています。その設定にのっとり報告を行うようにしましょう。
基準が設定されていない際、なるべく頻度多く逐一報告するように心がけましょう。
問題の放置
作業、業務中に問題は付き物です。例えば、故障や消耗品の不足などには迅速に対応と報告を行う、など必ず問題の放置、無視だけはしないでください。もし解決策が思いつかなくても即座に相談を心がけてください。
人間関係の問題も同様です。人間関係の歪みで作業が滞る場面も多々あるかと思います。周りの人に相談しましょう。何かしらのアドバイスをしてくれるはずです。
締め切り直前の行動
業務はできる限り早く、少なくとも期限の二日前には完ぺきにこなすように心がけましょう。締切日に終わらせる予定を立てていた時に、何かしらのトラブルで作業を進めることが出来ずとも、それはあくまであなたのプライベートな問題として捉えられてしいます。
『予定は未定』というほど予定とは確実なものではないため、余裕をもって行動しましょう。
心構え
組織に所属して仕事や卒業研究など実施するにあたって、最も重要となってくるのは、組織の倫理観に従うことです。それぞれの組織の倫理的な指針、大学であれば建学の精神などを常に意識して下さい。
